Documento Soporte en Colombia: qué es y cuándo debes generarlo

Introduction

No todas tus compras vienen acompañadas de una factura electrónica. Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar, la normativa colombiana exige que seas tú, como comprador, quien genere el respaldo tributario de esa operación: el documento soporte. En este artículo te explicamos qué es, cuándo debes emitirlo y cómo funciona.

¿Qué es el documento soporte?

Es un documento electrónico que el adquiriente de un bien o servicio genera para soportar una compra realizada a una persona natural o jurídica que no está obligada a expedir factura de venta ni documento equivalente. Su función es equivalente a la de la factura, pero invertida: en lugar de generarla el vendedor, la genera el comprador, precisamente porque el vendedor no puede hacerlo.

Este documento es indispensable para que el comprador pueda soportar el costo, gasto o IVA descontable de esa transacción ante la DIAN.

¿Cuándo se debe generar un documento soporte?

Debes generar un documento soporte cuando le compras bienes o servicios a alguien que, por su condición tributaria, no está obligado a facturar electrónicamente. Los casos más comunes incluyen:

• Personas naturales que pertenecen al régimen simplificado o no son responsables de IVA.
• Personas naturales sin actividad comercial formal (por ejemplo, un trabajador independiente ocasional).
• Proveedores del régimen SIMPLE que no facturan electrónicamente ciertas operaciones específicas.
• Otros casos definidos expresamente por la DIAN donde el vendedor está exceptuado de facturar.

Si la persona que te vendió el bien o servicio sí estaba obligada a facturar y no lo hizo, la solución no es generar un documento soporte: debes exigirle la factura correspondiente, ya que el documento soporte no reemplaza la obligación del vendedor quien sí debía facturar.

Contenido mínimo del documento soporte

El documento soporte debe incluir, entre otros datos:

• Identificación del adquiriente (quien genera el documento) y del vendedor.
• Fecha de la operación.
• Descripción del bien o servicio adquirido.
• Valor de la operación, discriminando impuestos cuando aplique (por ejemplo, IVA asumido).
• Numeración autorizada por la DIAN para este tipo de documento.
• Firma digital del adquiriente que lo genera.

Al igual que la factura electrónica, el documento soporte se genera en XML, se firma digitalmente y se transmite a la DIAN para su validación, obteniendo su propio identificador único una vez procesado correctamente.

Documento soporte vs. factura electrónica: diferencia clave

Notas de ajuste al documento soporte

Si después de generar un documento soporte se detecta un error en los valores, la descripción o los datos del vendedor, se debe generar una nota de ajuste que referencia el documento soporte original, corrigiendo la información sin necesidad de anular todo el proceso desde cero. Este mecanismo mantiene la trazabilidad de la operación original y su corrección.

Errores comunes al gestionar el documento soporte

• No verificar previamente si el vendedor está realmente exceptuado de facturar, generando documentos soporte que en realidad debieron ser facturas exigidas al vendedor.
• Omitir la generación del documento soporte en compras recurrentes a proveedores informales, perdiendo la posibilidad de deducir esos costos.
• Errores en la identificación del vendedor cuando no cuenta con NIT (por ejemplo, personas naturales identificadas con cédula).
• No enviar la nota de ajuste correspondiente cuando se detecta un error posterior a la generación.