Nómina Electrónica en Colombia: guía completa
Introduction
La nómina electrónica es el documento soporte que reporta a la DIAN los pagos y devengos laborales de los empleados, y se ha convertido en un requisito clave tanto para el cumplimiento tributario como para la correcta deducción de costos y gastos de personal. Aquí te explicamos en qué consiste, quién está obligado y cómo funciona su ciclo completo.
¿Qué es la nómina electrónica?
Es un documento electrónico, generado en formato XML, que reporta a la DIAN la información de los pagos realizados a los trabajadores: salarios, prestaciones sociales, horas extra, deducciones, novedades y demás conceptos asociados a la relación laboral. Fue reglamentada mediante la Resolución 000013 de 2021, que estableció las condiciones técnicas y los plazos de implementación.
A diferencia de la factura electrónica, la nómina electrónica no representa una transacción comercial entre dos empresas, sino la relación entre el empleador y sus trabajadores, y su finalidad principal es soportar fiscalmente los costos y deducciones laborales que el empleador reporta en su declaración de renta.
¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica?
Están obligados los empleadores que:
- Tienen trabajadores vinculados mediante contrato laboral y deseen soportar esos pagos como costo o deducción en su declaración de renta.
- Superen los umbrales de número de empleados y/o de ingresos definidos por la DIAN para cada grupo de implementación.
- Han sido incluidos en el calendario de implementación gradual establecido por la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones posteriores.
Aunque los criterios de obligatoriedad se han ido ampliando progresivamente, en la práctica cualquier empleador que quiera deducir fiscalmente sus costos laborales necesita implementar la nómina electrónica.
Estructura y contenido de la nómina electrónica
El documento se compone principalmente de dos partes:
1. Documento soporte de pago de nómina electrónica: contiene la información general de cada trabajador y del periodo de pago, incluyendo:
- Datos del empleador y del trabajador (identificación, tipo de contrato, cargo).
- Periodo de pago y fecha de generación.
- Devengos: salario básico, horas extra, comisiones, bonificaciones, auxilio de transporte, entre otros.
- Deducciones: aportes a seguridad social, retención en la fuente, préstamos, embargos, entre otros.
- Totales devengados, totales deducidos y neto pagado.
2. Notas de ajuste: usadas para corregir o anular una nómina electrónica ya generada, cuando se detecta un error después de la transmisión inicial.
Al igual que la factura electrónica, cada documento de nómina que se transmite y valida correctamente recibe un identificador único, el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica), equivalente al CUFE de las facturas.
Proceso de generación y transmisión de la nómina electrónica
- Liquidación de la nómina: el empleador calcula los devengos y deducciones del periodo (mensual, quincenal, u otro).
- Generación del XML: se estructura el documento con toda la información individual de cada trabajador.
- Firma digital: se firma con el certificado digital del empleador.
- Transmisión a la DIAN: se envía el documento para su generación y asignación del CUNE.
- Almacenamiento y disponibilidad: el empleador debe conservar los documentos y estar en capacidad de entregarlos al trabajador si este los solicita.
Notas de ajuste: cómo corregir una nómina ya enviada
Si después de transmitir una nómina electrónica se detecta un error —por ejemplo, un valor mal calculado o un dato del trabajador incorrecto—, no se reemplaza el documento original directamente. En su lugar, se genera una nota de ajuste que referencia el CUNE del documento original y corrige o anula la información correspondiente, manteniendo la trazabilidad completa de los cambios.
Errores comunes al implementar nómina electrónica
- Inconsistencias entre los datos del trabajador reportados en la nómina y los registrados ante la seguridad social (PILA).
- Cálculos incorrectos de devengos y deducciones que no cuadran con los totales del periodo.
- Omisión de novedades como incapacidades, licencias o vacaciones, que afectan directamente el valor a pagar.
- Falta de envío oportuno de notas de ajuste cuando se detectan errores posteriores a la transmisión inicial.